Jag har läst boken 80/20-principen av Richard Koch. Boken är lika aktuell idag som den var då den gavs ut 1997. Verkligen en läsvärd bok! Jag har gjort en sammanfattning av boken, så orkar du inte läsa hela boken får du med dig de viktigaste delarna bara genom att läsa vidare. Det gäller ju att jobba effektivare…
Lär dig hur du använder din tid på ett så effektivt sätt som möjligt.
I dagens hektiska värld måste många av oss ta itu med omöjligt långa att göra-listor varje dag. Vi kanske kommer till jobbet fast beslutna att snabbt avsluta den första uppgiften på listan, bara för att upptäcka att två nya uppgifter har dykt upp under tiden.
På samma sätt finner sig många företagare överhopade av komplexitet, då de försöker betjäna flera marknader med en mängd olika produkter och till slut får jonglera med dem alla likt en clown på en cirkus.
I denna kaotiska miljö är det viktigare än någonsin att veta vad som verkligen är viktigt.
Därför är det viktigt att förstå den bedrägligt enkla men oerhört kraftfulla 80/20-principen. Denna till synes universella obalans mellan ansträngning och belöning kommer att hjälpa dig att använda din arbetstid mer effektivt. Helt enkelt att jobba effektivare!
Dessutom har principen visat sig hjälpa företagare att lyckas på ett kontraintuitivt sätt: inte genom att göra mer, utan genom att göra mindre.
Slutligen kan du såklart även tillämpa principen i ditt privatliv för att öka din lycka och tillfredsställelse i dina relationer med andra. Du behöver helt enkelt anta rätt 80/20-tänkande och denna sammanfattning visar dig hur.
Vanligtvis produceras den största delen av resultaten av en liten del av arbetet
Har du någonsin tittat tillbaka på ett projekt som du arbetat med och konstaterat att det mesta av ditt arbete utfördes precis innan den sista tidsfristen gick ut? Kanske uppnådde du under de få dagar då tiden nästan var ute på tiden mer än under alla de föregående veckorna tillsammans.
Faktum är att liknande obalanser mellan ansträngning och belöning kan observeras i en rad olika sammanhang.
Många företag har till exempel upptäckt att 20 procent av deras produktsortiment faktiskt står för 80 procent av deras vinster.
På samma sätt orsakar 20 procent av bilisterna 80 procent av olyckorna. De flesta bilister kör försiktigt, medan en liten minoritet är slarvig och orsakar majoriteten av olyckorna.
Detta fenomen är mer känt som 80/20-principen: ungefär 80 procent av arbetsresultaten – eller produktionen – produceras av 20 procent av arbetsinsatsen, eller insatsen.
Varför är detta förhållande inte mer balanserat? Därför att inte alla orsaker har samma inverkan på resultaten. Faktum är att orsakerna kan grovt delas in i två kategorier: en minoritet som har stor inverkan på resultaten och en majoritet som har liten inverkan. Detta resulterar i en 80/20-fördelning.
Det bör dock noteras att 80/20-principen är en förenkling och att förhållandet i verkligheten tenderar att skilja sig åt – det kan till exempel vara 70/30 eller 99,9/0,01.
Naturligtvis är det inte heller alltid så att siffrorna summerar till hundra. En studie från 1997 visade till exempel att av 300 filmer var det bara fyra (1,3 procent) som genererade 80 procent av biljettförsäljningen.
Som du ser kan man hitta tecken på 80/20-principen i en mängd olika sammanhang och som du kommer att märka är detta värdefull kunskap.
Att tänka enligt 80/20-principen är inte naturligt för människor, eftersom vi förväntar oss balans och rättvisa
Människor har en tendens att förvänta sig att världen ska vara balanserad.
Men i själva verket är balans inte det naturliga tillståndet i världen – det är obalans.
Tänk till exempel på lingvistik: Sir Isaac Pitman upptäckte att cirka 700 vanliga ord utgör två tredjedelar av vardagliga samtal. Om vi inkluderar deras synonymer stiger siffran till 80 procent: mindre än en procent av orden i det engelska språket utgör mer än 80 procent av vad vi säger.
Men varifrån kommer dessa obalanser?
Från återkopplingsslingor som multiplicerar och förstärker även små skillnader.
Om du till exempel har flera guldfiskar av ungefär samma storlek som lever i samma damm kommer de ändå att växa till mycket olika stora fiskar.
Varför?
Därför att vissa av fiskarna är en aning större än andra, så de har en liten fördel. Detta innebär att de lyckas fånga mer mat och därför växer de snabbare än de mindre fiskarna. Detta ökar deras fördel, vilket gör att de kan fånga ännu mer mat. På så sätt förstärks cykeln med varje slinga, vilket till slut leder till betydande storleksskillnader.
Men även om sådana obalanser är naturliga anser många människor att de är orättvisa. Ett exempel är den ojämna fördelningen av inkomster och rikedomar: När 20 procent av befolkningen äger 80 procent av all rikedom kallar vi det social orättvisa.
Denna upplevda orättvisa beror på att människor antar att arbete och belöning bör ha samma betydelse i ett 1:1-förhållande.
Men som 80/20-principen tydligt visar ger inte allt arbete samma belöning.
80/20-principen kan hjälpa dig att förbättra din arbetsprocess för att få bättre resultat
Vid det här laget tänker du säkert att allt detta är bra, men hur kan 80/20-principen tillämpas på dig och din vardag?
Låt oss först titta på ditt yrkesliv, eftersom ditt nuvarande arbetssätt förmodligen är långt ifrån effektivt. Tänk på det: om du uppnår 80 procent av resultaten med bara 20 procent av den insats du gör betyder det att 80 procent av ditt arbete är oerhört ineffektivt.
Tänk dig: Om du kunde skära bort denna slösaktigt spenderade tid och ersätta den med de saker du gör under de effektiva 20 procenten, skulle du multipla dina arbetsresultat.
Tänk dig till exempel om du skulle kunna reproducera den effektivitet du har i sista minuten när en deadline för ett projekt närmar sig, och bibehålla den under hela projektets längd.
Faktum är att en kreativ användning av 80/20-principen kan hjälpa dig att jobba effektivare eftersom du kommer att leda om dina ansträngningar bort från uppgifter som bara har en liten inverkan på dina resultat.
Du kan börja med att undersöka och analysera dina arbetsprocesser för att ta reda på vilka delar av dem som är ineffektiva. Du kanske upptäcker att du till exempel i de första faserna av ett projekt slösar bort tid genom att tänka för mycket och grubbla över varje möjligt misstag du kan göra. Inse detta och du kan medvetet försöka hindra dig själv från att grubbla över möjliga misslyckanden.
Vad orsakerna än är, kan du öka din effektivitet avsevärt genom att identifiera dem och omorganisera din process för att undvika dem, därmed jobba effektivare.
Använd 80/20-principen för att öka vinsten i affärsverksamheten
Nu vet du hur du kan tillämpa 80/20-principen på din egen produktivitet, men du undrar säkert hur du kan tillämpa den i företagande.
Det finns faktiskt flera sätt du kan göra det på, men det kanske viktigaste är att optimera produktutbudet i ditt företag.
För att göra det måste du först analysera vilka av dina produktgrupper som genererar mest vinst. Rangordna helt enkelt alla dina produkter efter vinst- och försäljningssiffror, och du kommer förmodligen att upptäcka att även om de bästa produkterna bara står för 20 procent av försäljningen genererar de 80 procent av vinsten.
Richard Koch genomförde till exempel en studie på ett företag som tillverkar elektronik och fann att de tre främsta produkterna stod för 19,9 procent av den totala försäljningen men gav hela 52,6 procent av den totala vinsten.
När du väl har identifierat 80/20-fördelningen i ditt företag är det andra steget att utnyttja och förstärka potentialen hos de lönsamma 20 procenten. Prioritera dessa produkter och fokusera dina resurser på att sälja fler av dem.
På elektronikföretaget uppmuntrade Koch ledningen att öka försäljningen av sina topprodukter genom att säga till säljarna att deras enda mål var att fördubbla försäljningen av dessa tre produkter och att ignorera allt annat.
Förenkla och minska komplexiteten i din verksamhet för att lyckas
Som alla vet är stora företag ofta mycket komplexa. Detta innebär att cheferna måste vara skickliga på att hantera komplexiteten. Ofta tycker de om den utmaning och intellektuella stimulans som den ger.
Men är det verkligen det bästa sättet att bli ett framgångsrikt företag att acceptera eller till och med bjuda in till komplexitet?
De flesta människor tror att storlek och en bred produktportfölj är fördelaktigt för ett företag, eftersom ju fler produkter ett företag säljer, desto större vinst förväntas det generera.
Men i själva verket har intern komplexitet enorma dolda kostnader. Ett brett produktsortiment kräver bland annat en mer komplicerad logistik, mer utbildning för säljarna och mycket mer administrativt arbete än ett smalt sortiment. Dessa faktorer ökar den totala kostnaden för företaget – kanske till och med mer pengar än vad de extra produkterna tar in.
Å andra sidan minskar kostnaderna om man förenklar sin verksamhet. Om du begränsar och fokuserar ditt produktsortiment kan alla i företaget ägna sin fulla uppmärksamhet åt de få produkter som säljs. Detta gör att de kan förstå just de produkterna på ett mer djupgående sätt än om de skulle behöva jonglera med dussintals produkter. Detta förenklar i sin tur det administrativa arbetet och ger också stordriftsfördelar – fördelar som uppnås genom att göra mer av samma sak – på områden som produktion och logistik.
Styrkan i dessa fördelar är tydlig. I en studie av 39 medelstora företag konstaterades till exempel att de minst komplexa företagen var de mest framgångsrika. De sålde ett smalare produktsortiment till färre kunder och hade också färre leverantörer, vilket resulterade i högre vinster.
Genom att förenkla din verksamhet kan du minska kostnaderna och därmed öka din lönsamhet.
Du kan tillämpa 80/20-principen på alla aspekter av ditt företag, från förhandlingar till att rikta marknadsföringsinsatser
Nu vet du hur du kan tillämpa 80/20-principen för att begränsa ditt produktsortiment och öka lönsamheten. Men hur är det med alla andra områden inom affärsverksamheten?
Lyckligtvis är 80/20-principen så mångsidig att du kan använda den inom praktiskt taget alla områden eller funktioner i verksamheten för att öka sannolikheten för framgång.
Förhandlingar är till exempel en viktig del av alla affärer, oavsett om det är med kunder, leverantörer eller din partner.
Typiskt för en förhandling är att de punkter som ska diskuteras ofta är väl förberedda i förväg, men de är alldeles för många. En 80/20-analys skulle förmodligen avslöja att endast ett fåtal av punkterna faktiskt verkligen är viktiga för ditt företag, så du bör fokusera på att vinna dem i stället för att försöka argumentera för att alla punkter ska gå till din fördel.
Ett annat exempel på hur man kan använda 80/20-principen är när man riktar in sig på sina marknadsföringsinsatser. Om 20 procent av dina kunder genererar 80 procent av dina affärer bör du koncentrera dig på att identifiera dem och övertyga dessa kunder att fortsätta köpa.
När du har identifierat kunderna ska du försäkra dig om deras lojalitet genom att erbjuda en skandalöst bra kundservice. När du sedan utvecklar nya produkter eller tjänster ska du enbart inrikta dig på dessa 20 procent. På så sätt kan du öka din marknadsandel samtidigt som du säljer till samma kunder.
Tänk till exempel på Nicholas Barsan, en av de bästa fastighetsmäklarna i USA, som tjänar över en miljon dollar i personlig provision varje år. Över en tredjedel av detta belopp kommer från återkommande kunder som säljer sina hus vidare, så det är uppenbart att hans fokus på att hålla sina bästa kunder nöjda är en lönsam strategi.
Det borde stå klart vid det här laget att 80/20-principen har nästan universella tillämpningar i alla affärsverksamheter.
Tillämpa 80/20-principen i ditt dagliga liv genom att ändra ditt sätt att tänka
Som du såg i affärsexemplen tillämpas 80/20-principen normalt genom att analysera vilka 20 procent av insatserna som genererar 80 procent av resultaten. Men i ditt dagliga liv är det ofta svårare att utföra en sådan analys.
Det betyder att du behöver något annat: 80/20-tänkande.
Konventionellt tänkande är linjärt och utgår från att alla orsaker och insatser är lika viktiga. Som barn får vi till exempel lära oss att alla våra vänner är lika värdefulla för oss.
I det här scenariot skulle 80/20-tänkandet erkänna det faktum att alla relationer faktiskt inte är lika värdefulla. Vissa av våra vänner är viktigare än andra, och de relationer vi har med dem är mer betydelsefulla.
Man skulle kunna säga att 20 procent av dina vänskapsrelationer producerar 80 procent av ”värdet”, vilket till exempel innebär de känslor av glädje och kamratskap som du får ut av dessa relationer.
Den viktigaste skillnaden mellan en 80/20-analys och 80/20-tänkande är att analysen skulle kräva att du samlar in data och analyserar dem för att ta reda på vilka de viktigaste 20 procenten är, medan du i 80/20-tänkandet bara uppskattar dem.
Här kan värdet av dina relationer uppenbarligen inte riktigt mätas i absoluta tal, men du kan alltid fråga dig själv: ”Vilka av människorna i mitt liv är de viktigaste för mig? Hur mycket kvalitetstid tillbringar jag med dem varje vecka?”
Den här typen av frågor hjälper dig att förstå vilka som är dina viktigaste relationer.
80/20-tänkandet skulle då rekommendera att du satsar på kvalitet, inte kvantitet, och fokuserar på att fördjupa de mest värdefulla, meningsfulla 20 procenten av relationerna.
Denna typ av 80/20-tänkande kan tillämpas på många områden i livet utan att det behövs solida data.
Använd din tid på de viktigaste uppgifterna i stället för att fokusera på tidshantering
Du är förmodligen inte främmande för begreppet tidshantering, som ofta förespråkas i självhjälpsböcker. Grundtanken är att hjälpa dig att uppnå mer under den tid du har, och den här tekniken har visat sig fungera: den ökar produktiviteten med cirka 15 till 25 procent.
Men det finns ett ännu bättre sätt att bli effektiv.
Inom tidshantering är målet att öka effektiviteten genom att få in fler uppgifter under en viss tidsperiod. Den riktar sig till chefer som redan har ett fullspäckat schema och det första steget är att kategorisera sina dagliga aktiviteter efter prioritet.
Det är här som problemen börjar: de flesta människor vet inte vilka av sina uppgifter som är viktigast, och det slutar med att de definierar cirka 60-70 procent av sina uppgifter som ”högprioriterade”.
Resultatet? Det slutar med fullspäckade scheman och längre arbetstider. Att tvinga in ännu fler uppgifter i ett redan fullt schema är uppenbarligen ingen bra lösning, eftersom du lätt kan bli överarbetad och i värsta fall drabbas av utbrändhet.
Som ett alternativ hjälper 80/20-tidshantering eller ”tidsrevolution” dig att först identifiera de 20 procent av dina uppgifter som ger 80 procent av prestationen, och sedan fokusera på dem.
I sitt arbete på ett konsultföretag upptäckte Koch till exempel att hans företag var mer framgångsrikt än andra, men utan någon extra ansträngning.
Normalt försöker konsulter ta itu med en hel rad frågor för sina klienter, vilket resulterar i endast ytligt arbete, och klienten ansvarar för genomförandet av eventuella rekommendationer.
Kochs kollegor fokuserade däremot på de viktigaste 20 procenten av klienternas frågor och använde den tid de sparade för att stödja klienterna i genomförandet av rekommendationerna. Detta tillvägagångssätt hjälpte dem att överträffa andra konsultföretag och öka sina kunders vinster.
Denna typ av ”tidsrevolution” hjälper dig att frigöra tid utan att försämra effekten av ditt arbete.
Uppnå en allmänt bättre livskvalitet genom en bred tillämpning av 80/20-principen
De flesta människor definierar sin livskvalitet som sin allmänna lycka. Intressant nog är det dock väldigt få av oss som faktiskt försöker ändra sina liv för att bli lyckligare.
Faktum är att de flesta människor tillbringar mycket tid med att göra saker som gör dem olyckliga. Många människor har till exempel jobb som gör dem olyckliga. De flesta kontorsarbetare tillbringar dagarna med att sitta i ett bås, utföra tanklösa uppgifter och vänta på att dagen eller veckan ska ta slut.
Så hur kan du avhjälpa detta?
Du bör helt enkelt försöka identifiera fördelningen av lycka och olycka i ditt liv och spåra orsakerna till dem innan du vidtar åtgärder för att göra en förändring.
Fråga dig själv: Vilka 20 procent av ditt liv ger dig 80 procent av din lycka och vice versa? När du har definierat de 80 procent av ditt liv som skapar mycket lite lycka är det dags att vidta åtgärder: minska helt enkelt den tid du ägnar åt dessa saker.
Om ditt jobb till exempel gör dig olycklig kan du försöka tänka ut hur du kan ändra på det. Du kan titta på andra jobb, försöka omdefiniera ditt nuvarande jobb, minska din arbetstid och så vidare. Men vad du än gör bör du inte finna dig i att arbeta på ett jobb som gör dig olycklig resten av ditt liv.
När du väl har lyckats skära ner på de saker som gör dig olycklig kommer du att märka att du har mer tid och energi att lägga på saker som gör dig lycklig. Om du till exempel har bestämt dig för att spendera mindre tid på jobbet får du mer tid att spendera med din familj och dina vänner.
Tänk bara på vilka 20 procent av aktiviteterna i ditt liv som skapar 80 procent av din lycka, och försök att hitta sätt att ägna mer tid åt dem. Du kommer att få ett lyckligare liv om du gör det.
Om man ska säga något sammanfattningsvis…
Det viktigaste budskapet i boken är:
Principen 80/20 säger att inom nästan alla områden ger 20 procent av insatsen eller ansträngningen 80 procent av resultatet eller belöningen. Detta innebär att nästan 80 procent av insatserna inte används effektivt, och om du fokuserar dem på de 20 procent som ger mest resultat kommer du att se en enorm ökning av effektiviteten. Detta enkla koncept kan tillämpas på alla livsområden, allt från ditt företag till dina vänner och din livskvalitet.
Lycka till på din resa att jobba effektivare!